BD Businesscall reageert 30% sneller met RogerRoger

Brigitte Dobbelsteijn

BD Business Call is een professionele backoffice-serviceprovider gevestigd in Nederland die in 2006 begon met telefoondiensten. Ze ondersteunen het MKB met het beheren van mailboxen, afspraken, verkoop en meer. Om het simpel te houden bestaat hun opzet uit een Office 365-mailbox die wordt beheerd door tien mensen.

Als backoffice dienstverlener heeft het team al de juiste software gevonden om telefoongesprekken af te handelen. Maar ze stonden voor uitdagingen bij het beheren van e-mail en het bijhouden van het werk dat gedaan moet worden. Vóór RogerRoger beheerden ze e-mail in Outlook, en er was veel handmatig kopiëren/plakken en tonnen gekleurde labels voor nodig om het enige structuur te geven.

Uitdaging

Het delen van informatie tussen tooling was een groot probleem . Er was geen manier om te zeggen wie wat deed en voor wie. Vrij basale dingen.

Het gebruik van afzonderlijke tools zoals Outlook en hun CRM om het werk met interne CC's en gekleurde labels te stroomlijnen, betekende dat er de hele dag van tool moest worden gewisseld om consistente informatie te garanderen.

Het team miste alleen de juiste functies om samen te werken en bij te houden wie wat deed. Daarom ging de oprichter van BD Business Call, Brigitte Dobbelsteijn, op zoek naar een oplossing om de manier waarop ze e-mail verwerken te structureren en hun werk efficiënter te doen.

Omdat het gebruik van de software als een stapel een kostbare oplossing zou kunnen zijn, zocht ze naar een combinatie van een teaminbox en een manier om taken op een visuele en gestructureerde manier te beheren.

“We waren op zoek naar een tool die taakgericht werken ondersteunt. Tools die "tickets" aanbieden, zijn niet voldoende voor ons.

Oplossing

Door RogerRoger te gebruiken, verbeterde BD Business Call de teamproductiviteit en besteedde het minder tijd aan het beheren van de werklast.

Zo wordt er op die dag een taak gemaakt voor de verantwoordelijke als er een e-mail binnenkomt. Degene die de taak uitvoert zet zijn naam erop en iedereen in het team weet meteen dat het geregeld is. Als iemand een taak niet meteen kan voltooien, wordt er een tag bijgevoegd zodat iedereen de status kent en kan de taak aan het einde van de dienst worden overgedragen. Door aantekeningen te maken, kan het team samenwerken totdat de taak of e-mail is gemarkeerd als "klaar".

“Het kunnen omzetten van een e-mail in een taak is voor ons een echte game-changer. We houden de inbox leeg en taken hebben een speciale werkruimte. We vinden het geweldig om werkruimten te kunnen creëren en de workflow aan te passen met kolommen en tags die passen bij onze manier van werken”.

RogerRoger is een cross-over tussen een teaminbox en projectmanagementtools zoals Trello.

“We vinden het geweldig hoe we e-mail als taken in een werkruimte kunnen beheren in plaats van ze in onze inbox te bewaren. Nu kunnen we in een oogwenk zien wat er gaat gebeuren.”

Gebruik geval

Met RogerRoger gebruiken ze hun inbox niet langer als takenlijst, maar organiseren ze hun werk over meerdere werkruimten, toegewezen personen en tags.

Op deze manier kan iedereen zien wat er nog open, toegewezen en voltooid is, wat het team een stuk efficiënter maakt en het aantal fouten aanzienlijk vermindert.

Brigitte Dobbelsteijn eigenaresse @ BD Business Call

Meer casuïstiek

Klaar om de magie in actie te zien?

Boek een gratis demo.
30 minuten.

Try it yourself.
Free forever.