Gedeelde mailbox versus gedeelde inbox

Een gedeelde mailbox en een gedeelde inbox zijn niet hetzelfde. Wanneer teams groeien en gesprekken sneller en complexer worden, is het misschien tijd om uw spel te verbeteren.

Pieter Jacobs

While similar in name, a shared inbox and a shared mailbox are nothing alike. Sharing an email account between colleagues in gmail or outlook  (a shared mailbox) is often the first step teams take to collaborate on email.

When teams grow and conversations pick up in speed and complexity,
a team must eventually rethink how they process email. Conversations falling through the cracks cost clients and revenue.

Especially when trying to build a task-orientated workflow, sharing an inbox will not cut it. But first things first, what is the difference between a shared mailbox and a shared inbox?

Een gedeelde mailbox:

Een gedeelde mailbox is niet meer dan een instelling op een regulier e-mailaccount in je Gmail of Outlook. In plaats daarvan is het een functie waarmee meerdere gebruikers één e-mailaccount kunnen openen en beheren.

A shared mailbox can be helpful for teams or organizations to share information and communicate with multiple people around one topic. collaboration is vital when it comes to scaling customer inquiries and support requests.

Key features:

  • Verzend en ontvang e-mails van een e-mailadres van een team, zoals info@ of support@
  • Toegang tot alle verzonden en ontvangen e-mails vanuit een groepsinbox

Een gedeelde inbox:

Similar in name, a shared inbox is a powerful email management tool offering features that help boost productivity and efficiency.

Tools voor gedeelde inbox bevatten vaak functies die het voor teams gemakkelijker maken om samen te werken aan e-mail, zoals het toewijzen van taken en berichten aan specifieke teamleden, het bijhouden van de voortgang en zien wie aan wat werkt.

Teams stay organized and on top of their workload by connecting shared inbox tools with productivity tools, such as project management software.  

Shared inboxes are often used by customer support teams, sales teams, and other groups that need to manage a high volume of emails and work collaboratively to respond to inquiries and requests. It extends the functionality a shared mailbox offers with the following:

  • Maak verbinding met klantgegevens
  • Wijs berichten toe aan teamleden
  • Voeg persoonlijke, interne notities toe
  • Voorkom dubbele antwoorden

Conclusie

A shared mailbox is often the start of a journey to optimize team collaboration. Companies upgrade to a shared inbox tool when things get more complicated. With a shared inbox, team members can easily access and manage incoming messages and requests, ensuring that no vital information is missed or overlooked.

De volgende stap?

Wanneer gesprekken nog steeds tussen wal en schip vallen en uw team zich overweldigd voelt? Het is misschien tijd om uw gedeelde inbox-tool te upgraden voor iets slimmers dan een gedeelde inbox. Er gaat heel veel werk schuil in al die berichten, en een gedeelde inbox zal je niet helpen om dat werk gedaan te krijgen... Roger Roger wel. 😉

By integrating task management capabilities into your shared inbox, team members can easily add tasks to emails, assign them to one another, track their progress and manage projects. Whatever solution you choose, make sure it fits the stage your company and team are in.

Neem gerust contact met ons op voor hulp bij uw hulpbron of vragen over wat RogerRoger voor u en de productiviteit van uw team kan doen.


Neem de kortere weg...

Probeer een gedeelde inbox gebouwd voor teamproductiviteit

Klaar om de magie in actie te zien?

Book a free tour.
30 minutes.

Try it yourself.
Free forever.